Проверка кандидата при приёме на работу по 99-З

Коротко. Проверка кандидата при приёме на работу в Беларуси допустима, если у неё есть цель, связанная с должностью, правовое основание по Закону № 99-З «О защите персональных данных» и понятные кандидату границы. Проверять разумно то, что относится к работе: подлинность документов об образовании и опыте, участие в компаниях, публичную профессиональную репутацию, судебные и долговые сигналы там, где они значимы для должности. Собирать всё подряд нельзя: личную жизнь, взгляды, здоровье без законного основания, данные из утечек, закрытые профили через вымышленные аккаунты. Для проверок за пределами документов, которые кандидат сам предоставил, безопаснее получить его письменное согласие. Ниже — таблица «можно / нельзя / с оговоркой», порядок оформления, типичные ошибки и чек-лист.

Для HR-директоров, руководителей служб безопасности и собственников, которые нанимают на чувствительные должности.

Кого проверять: не всех, а по риску должности

Проверка кандидата — не ритуал для каждого. Закон № 99-З исходит из соразмерности: объём обрабатываемых данных должен соответствовать цели. Проверять курьера так же глубоко, как финансового директора, — избыточно и юридически уязвимо.

Разумный перечень должностей для проверки:

• доступ к деньгам: финансовый директор, главный бухгалтер, казначей, кассир;
• доступ к персональным данным клиентов и коммерческой тайне;
• администраторы ИТ-систем и сотрудники с привилегированными учётными записями;
• руководители с правом подписи и распоряжения имуществом;
• закупщики и сотрудники, которые выбирают поставщиков.

Перечень и объём проверки для каждой группы стоит закрепить в локальном документе заранее, а не решать в момент, когда кандидат уже понравился или не понравился.

Что говорит Закон № 99-З о проверке кандидата

Работодатель, который собирает сведения о кандидате, выступает оператором персональных данных. Отсюда базовые обязанности, общие для любого оператора: политика обработки, основания, ответственное лицо у юрлица, документирование, меры защиты по статье 17 и уведомление НЦЗПД о нарушениях. Подробно — в статье о требованиях Закона № 99-З.

Для проверки кандидата важны четыре момента:

1. Основание. Обработка допустима с согласия субъекта или по иному основанию, предусмотренному законом. Закон называет случаи обработки без согласия, в том числе связанные с оформлением трудовых отношений. Распространяются ли они на стадию до заключения договора и на сведения из внешних источников — нужно оценить с юристом.
2. Особые персональные данные. Сведения о здоровье, о привлечении к уголовной ответственности, о политических взглядах, религиозных убеждениях и ряд других обрабатываются по более строгим правилам.
3. Трудовое законодательство. Трудовой кодекс определяет, какие документы работодатель вправе требовать при заключении трудового договора. Проверка не должна становиться обходом этого перечня.
4. Ответственность. За обработку без основания и непринятие мер защиты статья 23.7 КоАП предусматривает штраф до 50 базовых величин, за умышленную утечку — до 200.

Можно, нельзя, с оговоркой: сводная таблица

Как оформить проверку кандидата: восемь шагов

1. Перечень и объём. Утвердите локальным документом, какие должности проверяются и что именно смотрят для каждой.
2. Уведомление. До начала проверки сообщите кандидату, что проверяете, в каких источниках, зачем и сколько храните результаты.
3. Согласие. Получите согласие отдельно от анкеты и в форме, которая позволяет подтвердить его получение.
4. Только оговорённое. Никаких «заодно посмотрим». Всё, что вне согласованного объёма, не собирается.
5. Ограниченный доступ. Результаты видят HR-директор и будущий руководитель, а не весь отдел и не общий чат.
6. Срок хранения. Установите срок и порядок удаления, особенно для кандидатов, которых не взяли.
7. Право на объяснение. Дайте кандидату возможность прокомментировать найденное: ошибки с однофамильцами случаются.
8. Подрядчик. Если проверку ведёт внешняя компания, оформите поручение на обработку персональных данных договором.

Однофамильцы и ложные совпадения

Главный практический риск при проверке людей — принять чужие данные за данные кандидата. Иван Петров в судебном постановлении и Иван Петров, пришедший на собеседование, — не обязательно один человек. Рабочее правило: вывод делается только при совпадении как минимум двух независимых признаков (дата рождения, город, место работы, должность), а в отчёте у каждого утверждения есть источник. Отчёт без источников — это слухи, и отказывать кандидату на их основании нельзя ни этически, ни с точки зрения риска спора.

Чего проверка кандидата не заменяет

Даже тщательная проверка отвечает на вопрос о прошлом. Внутренние угрозы возникают и после найма: сотрудник попал в долги, обиделся при увольнении, стал жертвой вербовки мошенников. Поэтому проверка работает только вместе с контролем доступа:

• минимальные права: доступ к данным и деньгам — по необходимости, а не по должности;
• разделение обязанностей: два человека на критичные платежи;
• журналирование действий в системах с персональными данными;
• регулярное обучение сотрудников и понятный канал сообщения о подозрительном;
• процедура увольнения: отзыв доступов в день ухода.

Если утечка всё же произошла, действовать нужно по плану — см. утечка данных: что делать и кого уведомлять.

Чек-лист перед проверкой кандидата

• Должность входит в утверждённый перечень, где проверка оправдана
• Объём проверки записан и соразмерен должности
• Кандидат уведомлён о целях, источниках и сроках хранения
• Получено согласие в подтверждаемой форме
• Используются только открытые и законные источники
• Особые персональные данные не собираются без законного основания
• Совпадения подтверждены минимум двумя независимыми признаками
• У каждого вывода в отчёте указан источник
• Доступ к отчёту ограничен, срок хранения определён
• С подрядчиком оформлено поручение на обработку данных

Как это делает Viviar

Проверка кандидатов и сотрудников — часть направления противодействия внутренним угрозам в рамках корпоративной разведки. Работаем только по открытым источникам и только в объёме, который согласован с работодателем и подтверждён согласием кандидата. Не используем утечки, вымышленные аккаунты и «пробив». Метод тот же, что при проверке контрагента: каждый вывод — со ссылкой на проверяемый источник. Как устроена разведка по открытым источникам в целом — в статье что такое OSINT. Юридическую схему оформления проверки мы рекомендуем согласовать с вашим юристом.

Частые вопросы

Можно ли проверять кандидата без его согласия?

Закон № 99-З допускает обработку персональных данных без согласия в отдельных случаях, в том числе связанных с оформлением трудовых отношений. Распространяется ли это на проверку по внешним источникам до заключения договора, нужно оценить с юристом. На практике безопаснее уведомить кандидата и получить письменное согласие на согласованный объём проверки.

Можно ли смотреть соцсети кандидата?

Публичный профессиональный профиль, публикации и выступления можно учитывать, если это связано с должностью и кандидат знает о проверке. Личные страницы, фото, круг общения и взгляды к работе не относятся. Добавляться в друзья с вымышленного аккаунта или получать доступ к закрытым профилям нельзя. Публичность данных не равна разрешению на любую обработку.

Может ли работодатель требовать справку о несудимости?

Только если требование предусмотрено законодательством для конкретной должности или сферы деятельности. Сведения о привлечении к уголовной ответственности относятся к особым персональным данным и обрабатываются по более строгим правилам. Перечень случаев и порядок стоит уточнить у юриста до того, как включать справку в список документов.

Сколько хранить результаты проверки кандидата, которого не взяли?

Не дольше, чем нужно для заявленной цели. Срок хранения и порядок удаления стоит заранее закрепить в локальном документе и сообщить кандидату при получении согласия. Хранить досье отклонённых кандидатов бессрочно «на всякий случай» — нарушение принципа соразмерности. Конкретный срок согласуйте с юристом.

Какие должности стоит проверять перед наймом?

Те, где ошибка найма обходится дорого: доступ к деньгам, персональным данным клиентов и коммерческой тайне, администрирование ИТ-систем, право подписи, выбор поставщиков. Для остальных должностей обычно достаточно стандартного собеседования и проверки документов. Перечень и объём проверки для каждой группы лучше утвердить заранее.

Вывод

Проверка кандидата при приёме на работу — законный инструмент, если она соразмерна должности, прозрачна для кандидата и опирается на основание по Закону № 99-З. Проверяйте то, что относится к работе, только в открытых источниках, подтверждайте совпадения и храните результаты ограниченно. Нельзя — личная жизнь, особые данные без основания, утечки и вымышленные аккаунты. Если нужно выстроить проверку ключевых сотрудников, расскажите о должностях и задаче — предложим объём проверки и формат отчёта.

Источники: Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (pravo.by); Трудовой кодекс Республики Беларусь (pravo.by); Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях, ст. 23.7 (pravo.by); Национальный центр защиты персональных данных (cpd.by).